કાર્યસ્થળ ઉપર Multitasking- લાભાલાભ - Sandesh
NIFTY 10,993.65 -25.25  |  SENSEX 36,511.91 +-29.72  |  USD 68.6000 +0.08
1.6M
1M
1.7M
APPS

કાર્યસ્થળ ઉપર Multitasking- લાભાલાભ

 | 5:07 am IST

મેનેજમેન્ટઃ ડો. એ. સી. બ્રહ્મભટ્ટ

ઔધોગિક એકમો, શૈક્ષણિક સંસ્થાઓ કે વળી, સરકારી ખાતાંઓની ઓફિસોમાં ઘણી વખત ત્યાં કાર્યરત કર્મચારીઓને એકી સાથે બે-ત્રણ કાર્યો, એક જ સમયે કરતા આપણે જોયા છે. કોઈક વખત ઉપલી અધિકારીઓના આદેશ હેઠળ-એક જ સમયમાં બે-ત્રણ કામગીરી સંપન્ન કરવાનું ફરજિયાત બની જતું હોય છે, તો કોઈક વખત અપૂરતા કર્મચારીઓથી સઘળું કાર્ય સંપન્ન કરવાનું હોય ત્યાં પણ, હાજર કર્મચારીઓએ આ પ્રકારનું Multitasking કરવું પડે છે; તો કોઈ વખત હાથ ઉપર ધરાયેલા પ્રકલ્પોને નિશ્ચિત સમયસીમામાં સંપન્ન કરવા માટે, તેમાં કાર્યરત સર્વેને શિરે એક-બે કે તેથી વધુ કાર્યોને સંપન્ન કરવાની જવાબદારી આવે છે. આમ તો કોઈ વ્યક્તિ એકી સાથે-એકી સમયે બે-ત્રણ જવાબદારી કાર્યદક્ષતાપૂર્વક સંપન્ન કરે એ તેનું વિશિષ્ટ કૌશલ્ય ગણાય. પરંતુ એ પણ હકીક્ત છે કે, આ પ્રકારના ખૂબ જૂજ વ્યક્તિઓ હોય છે. કારણ કે, એવાં કાર્યોમાં માત્ર કઠોર પરિશ્રમ જ નહિ, કોઈ વિશિષ્ટ ચતુરાઈની પણ જરૂર પડે છે.

કેટલાંક અભ્યાસોનાં તારણો તો કાર્યસ્થળ ઉપરનું Multitasking વિપરિત પરિણામો સર્જે છે એમ કહે છે; અત્યંત સંક્ષિપ્ત સમયગાળામાં એક કામ ઉપરથી બીજા કામ અને બીજાથી ત્રીજા ઉપર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં કાર્યદક્ષતા જોખમાયા સિવાય રહેતી જ નથી. તેનાં વળી અન્ય અનેક ગેરલાભો પણ, અભ્યાસોને આધારે જાણવા મળ્યા છે જેવા કે, જે તે કાર્ય પ્રત્યે જરૂરી એકાગ્રતા અને ધ્યાનમાં ઘટાડો થાય છે, કર્મચારીઓમાં તાણ-તણાવનું સ્તર વધે છે, અગ્રતાક્રમ આપવો અઘરું બને છે, યાદદાસ્તને હાનિ પહોંચે છે, ઉત્પાદક્તા અને સર્જનાત્મક્તા જોખમાય છે, આપણું મગજ એવું યંત્રવત (hardwired) નથી જે અનેક કામગીરી એક સાથે સંપન્ન કરી શકે, ઘણી વખત સમય અને નાણાંનો વ્યય થાય છે- એવું કહેવાય છે કે, when you bite off more than you can chew, you choke.

– કાર્યસ્થળ ઉપર Multitaskingના આવાં અનેક ઉદાહરણો જોવા મળે છે જેમ કેઃ

એક તરફ સેલ્સ-પ્રતિનિધિ, તેમનું Presentation તૈયાર કરી રહ્યા હોય અને સાથે સાથે હેડફોન ઉપર ગ્રાહકોની ફરિયાદોય સાંભળતા હોય, ગ્રાહક સેવા વિભાગમાં વિવિધ ફરિયાદોને અગ્રતાક્રમ આપી સાંભળવી, વીમા કંપનીના વિભાગમાં વીમાને લગતા દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા, વીમેદારોને ફોન કરવા કે ઈ-મેઈલ કરવા, ત્રણ ભિન્ન-ભિન્ન સ્તરે પહોંચેલા ગ્રાફિક ડિઝાઈન પ્રોજેક્ટો ઉપર એક જ સમયગાળામાં કામ કરવું, વર્તમાન વેબસાઈટોમાં સુધારા-વધારા કરવા અને સાથે સાથે નવી વેબસાઈટનું નિર્માણ કરવું, રિયલ એસ્ટેટ ફર્મની ઓફિસમાં ભિન્ન-ભિન્ન પ્રકારના સોદાઓ માટે વિવિધ દસ્તાવેજો એક જ સમયગાળામાં બનાવતા જવું ઈત્યાદિ.

Multitaskingની ઘણી બધી વિપરીત અસરો થતી હોવા છતાં જો તેને એક વિશિષ્ટ કૌશલ્ય તરીકે વિકસાવાય અને નીચે જણાવેલ કેટલીક બાબતોમાં કાળજી રખાય તો તેને અવસરમાં રૂપાંતરિત કરી, જે તે કંપની કે એકમ માટે ઉત્પાદિતા વૃદ્ધિનું એક સક્ષમ ઉપકરણ બનાવી શકાય;

– સુનિશ્ચિત લક્ષ્યો સ્થાયી, અગાઉથી જ જે તે કાર્યો સંપન્ન કરવાનું આયોજન કરી લેવું, એક જ સમયમાં સંપન્ન થઈ શકે એવાં સંગત કાર્યોની પસંદગી કરવી, રોજ-રોજ સંપન્ન કરવાની એક ’TO do’ યાદી બનાવી- તેની અનિવાર્યતા અનુસાર હાથ ધરવાં, દિવસના અગ્રભાગમાં અતિ આવશ્યક કાર્યો જે વ્યકિતગત રીતે હાથ ધરવાં પડે તેને સંપન્ન કરી, દિવસના ઉત્તરાર્ધમાં એકી સાથે સંપન્ન કરી શકાય એવાં કાર્યો હાથ ધરો, તકનિકી અને તકનિકી ઉપકરણો-Apps (જેવાં કે Trello)- ભરપૂર ઉપયોગ કરો, બધા જ પ્રકારના અવરોધો-વારંવાર રણકતા ફોન કે મોબાઈલ, સેકન્ડે સેકન્ડે આવતા બીનજરૂરી ટેક્ષ્ટ-મેસેજો ઈત્યાદિ- તમારા ઈ-મેઈલ પણ દિવસમાં બે થી ત્રણ વખત જોવા, શકય હોય તેટલાં કાર્યોની અન્ય સહકર્મચારીઓને યોગ્ય સોંપણી કરતા રહો, સમયાંતરે નવી માહિતી નિરીક્ષણ અને સમીક્ષા કરવા ઈત્યાદિ.

[email protected]