ગુજરાત રાજ્યની સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરીઓમાં દસ્તાવેજ નોંધણી અર્થે રજૂ થાય ત્યારે સબ-રજિસ્ટ્રાર દ્વારા નોંધણી અધિનિયમ, અને નિયમો, સ્ટેમ્પ અધિનિયમ, બજાર કિંમત નક્કી કરવાના નિયમો, પરિપત્રો તથા સ્થાયી સૂચનાઓની જોગવાઈઓ મુજબ કાર્યવાહી કરવાની હોય છે. અત્રેની કચેરીને સબ-રજિસ્ટ્રાર વિરુદ્ધ દસ્તાવેજ મુલત્વી (pending) રાખવા બાબતે અરજદારશ્રીઓ દ્વારા વિવિધ પ્રકારની ફ્રિયાદો/રજૂઆતો કરવામાં આવે છે. અત્રેના ધ્યાન ઉપર નીચેની બાબતો આવેલ છે.
- દસ્તાવેજના એન્ડોર્સમેન્ટ પેજ તેમજ મુલત્વી (pending) રજિસ્ટરમાં મુલત્વી બાબતે જરૂરી નોંધ કરવામાં આવતી નથી. દસ્તાવેજ મુલત્વી હોવા બાબતે અરજદારને પૂર્તતા કરવા માટે નિયત સમય મર્યાદામાં નોટિસ પાઠવવામાં આવતી નથી કે જાણ કરવામાં આવતી નથી.
- સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરી ખાતે નોંધણી અર્થે રજૂ થયેલ દસ્તાવેજ મિલકતની બજાર કિંમત નક્કી કરવા તથા ખૂટતી સ્ટેમ્પ ડયૂટી વસૂલ કરવા નાયબ કલેક્ટર સ્ટેમ્પ ડયૂટી મૂલ્યાંકન તંત્રને અસલ દસ્તાવેજો મોકલી આપેલ હોય, પરંતુ સદરહુ અસલ દસ્તાવેજો નાયબ કલેક્ટર સ્ટેમ્પ ડયૂટીમૂલ્યાંકન તંત્ર ખાતે મળતા ન હોવાથી દસ્તાવેજની બીજી નકલ (બોન્ડ કોપી) આધારે કાર્યવાહી કરવામાં આવેલ હોવાનો કિસ્સો બનેલ છે.
- સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરી ખાતે એક જ પ્રકારની મિલકતના દસ્તાવેજ કોઈ યોગ્ય કારણ સિવાય મુલત્વી રાખેલ હોય છે તથા તે જ મિલકતનો બીજો દસ્તાવેજ નોંધણી કરી પક્ષકારને પરત કરવામાં આવેલ.
સદર બાબતો અંગે કચેરીમાં બિનજરૂરી પ્રશ્નો ઉપસ્થિત થાય છે તથા અરજદારોને ઘણી હાડમારીઓ ભોગવવી પડે છે. દસ્તાવેજ નોંધણીનો મુખ્ય હેતુ જે સ્થાવર મિલકત સંબંધે દસ્તાવેજની નોંધણી થયેલ છે, તેની જાહેરાત કરવાનો છે, જ્યારે દસ્તાવેજની નોંધણીની કાર્યવાહી પૂર્ણ થાય છે, ત્યારે જ મિલકત તબદિલી અધિનિયમ, 1882ની કલમ-3ની હકીકતની તે વ્યક્તિને જાણ છેખ્ (Constructive Notice) તેમ કહેવાય છે.
ઉપર્યુક્ત બાબતો ધ્યાને લેતાં જ્યારે કોઈ દસ્તાવેજ નોંધણી અર્થે રજૂ થાય ત્યારે તે તમામ જરૂરિયાતો પૂર્ણ કરે છે તથા તેની આખરી નોંધણી કરવામાં કોઈ વાંધો જણાતો ન હોય તેવા જ દસ્તાવેજની જ નોંધણીની કાર્યવાહી હાથ ધરવાથી લોકોની હાડમારી દૂર કરી શકાશે તથા સ્થાવર મિલકતના વ્યવહારો અંગેની Constructive Notice સમયમર્યાદામાં પ્રાપ્ત થશે. જેનાથી લોકો સાથે છેતરપિંડીના બનાવો પણ અટકશે.
આથી તમામ સબ-રજિસ્ટ્રારશ્રીને દસ્તાવેજ મુલત્વી (Pending) રાખવા બાબતે નીચે મુજબની સૂચનાઓ આપવામાં આવેલ છે.
(1) જ્યારે દસ્તાવેજ નોંધણી અર્થે રજૂ કરવામાં આવે ત્યારે પ્રથમ તેની નોંધણી અધિનિયમ, 1908, નોંધણી નિયમો, 1970, સ્ટેપ અધિનિયમ, 1958, બજાર કિંમત નક્કી કરવાના નિયમો, 1984, પરિપત્રો તથા સ્થાયી સૂચનાઓ મુજબ ચકાસણી કરવાની રહેશે. જો સદર તમામ જોગવાઈઓ પરિપૂર્ણ કરેલ છે તથા તેની આખરી નોંધણી સામે કોઈ વાંધો જણાતો નથી તેવા જ દસ્તાવેજની નોંધણીની કાર્યવાહી હાથ ધરવાની રહેશે. (દસ્તાવેજની ચકાસણી કર્યા બાદ જ યોગ્ય જણાયે રીસીપ્ટ દસ્તાવેજ નંબર જનરેટ કરવાની રહેશે.) અને જો દસ્તાવેજ તમામ જોગવાઈ પરિપૂર્ણ કરતો ન હોય અથવા દસ્તાવેજ નોંધણી કરવા સામે કોઈ વાંધો હોય તો, તે દસ્તાવેજ (રીસીપ્ટ/દસ્તાવેજ નંબર જનરેટ કરવાનો રહેશે નહીં)ની નોંધણીની કાર્યવાહી હાથ ધરવાની રહેશે નહી. અને આ સ્થિતિ/સંજોગોમાં રજૂ કરનાર પક્ષકારને લેખિતમાં જાણ કરવાની રહેશે તથા કચેરીની નકલ (O/C)માં રજૂ કરનારને લેખિત જાણ કર્યા અંગેની સહી મેળવવાની રહેશે અને જો રજૂ કરનાર સહી કરવાની ના પાડે તો નોંધ લખી સબ-રજિસ્ટ્રારશ્રીએ શેરો કરવાનો રહેશે.
(2) નોંધણી અર્થે રજૂ થતા દસ્તાવેજમાં યોગ્ય સ્ટેમ્પ ડયૂટી ભરપાઈ કરેલ ન હોય તો સબ-રજિસ્ટ્રારશ્રી દ્વારા ગણતરી કરી ખૂટતી સ્ટેમ્પ ડયૂટીની ભરપાઈ કરવા માટે પક્ષકારને જાણ કરવાની રહેશે તથા જે દસ્તાવેજો પરત્વે તેનો પ્રકાર નક્કી કરવામાં કે સ્ટેમ્પ ડયૂટીની ગણતરી કરી શકાય તેમ ન હોય અથવા સદર લેખને અનુવર્તી દસ્તાવેજમાં (અગાઉનો દસ્તાવેજ સ્ટેમ્પ ડયૂટી ખૂટતી હોય તો, ગુજરાત સ્ટેમ્પ એક્ટ, 1958 મુજબ ભરવાપાત્ર થતી યોગ્ય સ્ટેમ્પ ડયૂટી માટે નાયબ કલેક્ટરશ્રી સમક્ષ રજૂ કરવા પક્ષકારને જણાવવાનું રહેશે.
(3) પક્ષકારની કબૂલાત માટે જ દસ્તાવેજ પેન્ડિંગ રાખી શકાશે, એ સિવાયના કોઈપણ કારણસર અસલ દસ્તાવેજ પેન્ડિંગ રાખવાનો રહેશે નહીં.
(4) દસ્તાવેજ રજૂ થાય ત્યારે એક સાથે (એક જ લેખિત પ્રત્યુત્તરમાં) તમામ પૂર્તતા/વાંધા અંગે પક્ષકારને જણાવવાનું રહેશે. એક જ દસ્તાવેજ માટે વારંવાર (એકથી વધુ વાર) પક્ષકારને લેખિતમાં જાણ કરવાની કાર્યપદ્ધતિ રાખવાની રહેશે નહીં.
(5) જ્યારે કોઈ દસ્તાવેજ નોંધણી અર્થે રજૂ થાય ત્યારે તે તમામ જરૂરિયાતો પૂર્ણ કરે છે તથા તેની આખરી નોંધણી કરવામાં કોઈ વાંધો જણાતો ન હોય તેવા જ દસ્તાવેજની જ નોંધણીની કાર્યવાહી હાથ ધરવાની રહેશે. જ્યારે કોઈપણ કારણસર દસ્તાવેજની નોંધણી થઈ શકે તેમ ન હોય ત્યારે પક્ષકારને આ સાથે સામેલ ચેકલીસ્ટ મુજબ લેખિતમાં જાણ કરવાની રહેશે તથા અસલ દસ્તાવેજ નોંધણી માટે ન સ્વીકારતા પક્ષકારને પરત કરવાનો રહેશે.
(6) ચેકલીસ્ટમાં સમાવિષ્ટ ન હોય તેવા કોઈ કારણસર દસ્તાવેજની નોંધણી થઈ શકે તેમ ન હોય ત્યારે અન્ય કારણના કોલમમાં તે કારણનું વિગતવાર વર્ણન કરવું.
આમ ઉપર્યુક્ત સૂચનાઓ ધ્યાને લઈ પક્ષકારની કબૂલાત સમયમર્યાદામાં લેવાના હેતુસર જ દસ્તાવેજ પેન્ડિંગ રાખી શકાશે, એ સિવાયના કોઈપણ કારણસર અસલ દસ્તાવેજ નોંધણીના હેતુ માટે મુલત્વી (Pending) રાખવાનો રહેશે નહી.
આ અંગે કોઈપણ પ્રકારની બેદરકારી અથવા અયોગ્ય કરાણોસર પક્ષકારોને હેરાન કરાય છે તેમ જણાશે તો સંબંધિત સબ-રજિસ્ટ્રાર વિરુદ્ધ શિક્ષાત્મક કાર્યવાહી કરવામાં આવશે.
સદર પરિપત્રનો અમલ તા. 01-07-2022થી કરવાનો રહેશે.
ચેકલીસ્ટ
1. રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-20(1) મુજબ દસ્તાવેજમાં બે લીટી વચ્ચે લખેલ છે. કોરી જગ્યા મૂકી હોય છે, છેકછેક કે ફેરફર કરેલ છે અને પક્ષકારોએ તેના પર પોતાની સહી કરેલ નથી. 2. રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-21(1) મુજબ સ્થાવર મિલકતના બિન વસિયતી દસ્તાવેજોમાં તે મિલકત ઓળખી શકાય તેટલા પૂરતું તેનું વર્ણન કરેલ નથી. 3. રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-23 મુજબ નિયત સમયમર્યાદા (સહી કર્યા તારીખથી 4 માસ અને દંડ સાથે બીજા વધુ 4 માસ)માં યોગ્ય કચેરીમાં રજિસ્ટ્રેશન માટે દસ્તાવેજ રજૂ કરવામાં આવેલ નથી. 4.રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-28 મુજબ મિલકત કે ભાગ સબ-રજિસ્ટ્રાર કચેરીના કાર્યક્ષેત્રમાં આવેલ નથી. 5. રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-32 મુજબ યોગ્ય વ્યક્તિ (દસ્તાવેજ લખી આપનાર, લખી લેનાર કે તેઓના પ્રતિનિધિ એસાઈની કે પાવર ઓફ્ એટર્ની હોલ્ડર સિવાયની) દ્વારા દસ્તાવેજ રજૂ કરેલા નથી. 6. રજિસ્ટ્રેશન એક્ટની કલમ-32(ક) મુજબ દસ્તાવેજ રજૂ કરનારનો પાસપોર્ટ સાઈઝનો ફેટો તથા ફ્ગિંર પ્રિન્ટ લગાવી રજૂ કરેલ નથી. 7. સ્થાવર મિલકતની તબદિલીના લેખોમાં લખી આપનાર તથા લખી લેનારના પાસપોર્ટ સાઈઝના ફેટો તથા ફ્ગિંર પ્રિન્ટ ધરાવતું શિડયુલ જોડેલ નથી. 8. અમલ કરનાર અથવા તે હેઠળનો દાવો કરનાર (વ્યક્તિ), જેના દસ્તાવેજની નોંધણી કરવાની હોય તેવી વ્યક્તિ અથવા સંસ્થા દ્વારા અધિકૃત કરવામાં આવેલો પ્રતિનિધિ અથવા એજન્ટ હોય, ત્યારે અધિકૃતિના પુરાવા જોડેલા નથી. 9. બંને અમલ અને દાવો કરનાર પક્ષકારોમાંથી એક વ્યક્તિની સહી અથવા (વ્યક્તિ સહી કરવા સક્ષમ ન હોય તો) તેના અંગૂઠાનું નિશાન/આંગળીની છાપ રજિસ્ટ્રેશન માટે રજૂ કરેલ ખતના દરેક પાના ઉપર કરેલી નથી. 10. મુખત્યારનામું કરી આપનાર વતી કુલમુખત્યારનામાં ધારકે (એજન્ટ) દસ્તાવેજ કરી આપ્યો હોય તેવા કિસ્સામાં, મુખત્યારનામું કરી આપનાર હયાત છે એવી સાબિતી જોડેલી નથી. 11. અશાંત વિસ્તાર ધારા હેઠળ સક્ષમ અધિકારીશ્રીની પરવાનગી રજૂ કરેલ નથી. 12. ગુજરાત રજિસ્ટ્રેશન નિયમ-45(1)(ed) મુજબ સરકારે બાંધેલ મિલકત છે. સક્ષમ અધિકારીશ્રીની પરવાનગી રજૂ કરેલ નથી. 13. જાહેર ટ્રસ્ટની મિલકત છે. સક્ષમ અધિકારીશ્રીની પરવાનગી સામેલ નથી. 14. ઇન્કમટેક્સ વિભાગ / એન્ફેર્સમેન્ટ ડિપાર્ટમેન્ટ (ed )/..... સંસ્થા દ્વારા મિલકત ઉપર એટેયમેન્ટ ઓર્ડર આપવામાં આવેલ છે અને ed રજૂ કરેલ નથી. (હુકમ કરેલ હોય તો હુકમ ક્રમાંક કચેરીનું નામઃ:..અધિકારીશ્રીનું નામઃ) 15. જમીન મહેસૂલ અધિનિયમની કલમ-73(એ)(એ) હેઠળ અનુસૂચિત જનજાતિના લોકોની જમીન/મિલકતની તબદિલી માટે સક્ષમ અધિકારીશ્રીની પરવાનગી રજૂ કરેલ નથી. 16. ભારતીય મૂળના વિદેશી વ્યક્તિઓ દ્વારા થતા દસ્તાવેજોમાં ડેકલેરેશન રજૂ કરેલ નથી /ઇમ્ૈંની મંજૂરી મેળવેલ નથી. (પરિપત્ર / જોગવાઈ હોય તો) 17. 10 લાખથી ઉપરના લેખોમાં સંબંધિત પક્ષકારોના પાન કાર્ડની નકલ અથવા ફેર્મ-90 રજૂ કરેલ નથી. 18. નામદાર કોર્ટ દ્વારા મનાઈહુકમ કરેલ છે. (હુકમ ક્રમાંક : નામદાર કોર્ટનું નામ : 19. ર્ંૅીહ ઁર્ઙ્મં અંગેનું સોગંદનામું રજૂ કરેલ નથી. 20. ર્હ્લદ્બિ ર્ગ્દ. 1 દસ્તાવેજ સાથે રજૂ કરેલ નથી / અધૂરું ભરેલ છે /પક્ષકારે સહી કરેલ નથી. 21. દસ્તાવેજ સાથે ઝોનિંગ પ્રમાણપત્ર રજૂ કરેલ નથી. (પરિપત્ર/જોગવાઈ કરેલ હોય તો) 22. દસ્તાવેજ લખી આપનાર, લખી લેનાર તથા સાક્ષીઓના ઓળખના પુરાવા રજૂ કરેલ નથી. 23. સક્ષમ અધિકારીશ્રી દ્વારા માઈહુકમ કરેલ છે. (હુકમ ક્રમાંક :.... અધિકારીશ્રી નું નામ.....) કચેરીનું નામ :-...... 24. દસ્તાવેજ સાથે પાવર ઓફ્ એટર્ની રજૂ કરેલ નથી. 25. પૂરતી નોંધણી ફી ભરેલ નથી. કુલ...... રૂ. નોંધણી ફી ખૂટતી છે. 26. મતામાં / શાખમાં સહી કરેલ નથી. 27. સ્ટેમ્પનો સમયમર્યાદા (6 માસ)માં ઉપયોગ કરેલ નથી. 28. દસ્તાવેજની સાથે મિલકતના બે ફેટોગ્રાફ્ લગાવેલ / રજૂ કરેલ નથી. 29. ઈનપુટ શીટ રજૂ કરેલ નથી / અપૂરી ભરેલ છે / પક્ષકારે સહી કરેલ નથી. 30. નોંધણી અધિનિયમ, 1908ની કલમ-19 મુજબ દસ્તાવેજ સમજાય તેવી યોગ્ય ભાષા (ગુજરાતી, હિન્દી તથા અંગ્રેજી ભાષા)માં રજૂ કરેલ ન હોય ત્યારે તેનું ભાષાંતર રજૂ કરેલ ન હોવાથી. 31. દસ્તાવેજ ઉપર યોગ્ય સ્ટેમ્પ ડયૂટી વપરાયેલ નથી. કુલ રૂ. સ્ટેમ્પ ડયૂટી ખૂટતી 32. આગળના લેખ ઉપર સ્ટેમ્પ ડયૂટી યોગ્ય વપરાયેલ નથી. 33. અન્ય કારણ (દસ્તાવેજ અસ્વીકાર કરવા માટેનું સ્પષ્ટ કારણ અને સંપૂર્ણ વિગતો લખવી).
રિમાર્કસ : ઉપર્યુક્ત જણાવેલ કારણોના લીધે આપનો દસ્તાવેજ નોંધણી માટે સ્વીકારવામાં આવતો નથી. સદર બાબતની પૂર્તતા થયેથી જ આપનો દસ્તાવેજ નોંધણી અર્થે સ્વીકારવામાં આવશે. જો આપ આ પૂર્તતા દિન-7માં કરીને રજૂ કરશો તો દસ્તાવેજ નોંધણી માટે સ્વીકારવામાં આવશે. જે અંગે નવેસરથી ટોકન લેવાનું રહેશે નહીં અને જો દિન-7 બાદ પૂર્તતા કરશો તો આપે નવેસરથી ટોકન લેવાનું રહેશે.
આવી જ પોસ્ટ વાંચવા માટે ક્લિક કરો