એક ઉત્પાદક કંપનીએ એક સમયે સતત ત્રણ મહિના સુધી રેકોર્ડ ઉત્પાદન પ્રાપ્ત કરવાની ઉજવણી કરી હતી. ફેક્ટરી સંપૂર્ણ ક્ષમતા પર કાર્યરત હતી, મશીનો કાર્યક્ષમ રીતે ચાલી રહી હતી, અને કર્મચારીઓ દરેક ઉત્પાદન લક્ષ્યને પૂર્ણ કરી રહ્યા હતા. છતાં, જ્યારે ત્રિમાસિક નાણાકીય પરિણામો જાહેર કરવામાં આવ્યા હતા, ત્યારે નફો ઘટયો હતો. કારણ સરળ હતું - જ્યારે કંપનીએ વધુ ઉત્પાદન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું હતું, ત્યારે તેણે અવગણ્યું હતું કે વધારાનું ઉત્પાદન ખરેખર નફાકારક રીતે વેચાઈ રહ્યું છે કે નહીં. મેનેજમેન્ટે પ્રદર્શન માપ્યું હતું, પરંતુ અંતિમ લક્ષ્ય નહીં. આ કી પર્ફેર્મન્સ ઇન્ડિકેટર (KPIs) ને કી ગોલ ઇન્ડિકેટર (KGIs) વચ્ચે ગૂંચવણ ઉભી થવાનું એક ઉત્તમ ઉદાહરણ છે.
આજના સ્પર્ધાત્મક વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં, સંસ્થાઓને સખત મહેનત કરતાં વધુની જરૂર છે; તેમને યોગ્ય માપનની જરૂર છે. જ્યારે KPIs અને KGIs ઘણીવાર એકબીજાના બદલે વાપરવામાં આવે છે, તેઓ અલગ હેતુઓ પૂરા કરે છે. આ તફાવતને સમજવાથી વ્યવસાયો ફ્ક્ત પરિણામો પ્રાપ્ત કરવા પર જ નહીં, પરંતુ તે પરિણામો તરફ્ દોરી જતી પ્રક્રિયાઓને સુધારવા પર પણ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે છે.
કી ગોલ ઇન્ડિકેટર (KGI) માપે છે કે કોઈ સંસ્થાએ તેના વ્યૂહાત્મક ઉદ્દેશ્યને પ્રાપ્ત કર્યો છે કે નહીં. તે પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે, *શું આપણે અમારું લક્ષ્ય પ્રાપ્ત કર્યું?* બીજી બાજુ, કી પર્ફેર્મન્સ ઇન્ડિકેટર (KPI), તે ધ્યેયમાં ફાળો આપતી પ્રવૃત્તિઓની અસરકારકતા અને કાર્યક્ષમતાને માપે છે. તે પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે, આપણે કેટલું સારું પ્રદર્શન કરી રહ્યા છીએ?* સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો,KGI એ લક્ષ્ય છે, જ્યારે KPI એ સીમાચિહનો છે જે દર્શાવે છે કે વ્યવસાય સાચા માર્ગ પર છે કે નહીં.
એક કંપની 100 કરોડ વાર્ષિક આવક પ્રાપ્ત કરવાનો ધ્યેય નક્કી કરે છે.KGI એ હશે કે કંપની ખરેખર તે આવક લક્ષ્ય સુધી પહોંચે છે કે નહીં. જો કે, મેનેજમેન્ટ વર્ષના અંત સુધી રાહ જોઈ શકતું નથી કે તે ટ્રેક પર છે કે નહીં. તેના બદલે, તે દર મહિને મેળવેલા નવા ગ્રાહકોની સંખ્યા, વેચાણ રૂપાંતર દર, સરેરાશ ઓર્ડર મૂલ્ય, ગ્રાહક રીટેન્શન ટકાવારી અને ગ્રાહક પૂછપરછનો પ્રતિભાવ સમય જેવા KPI પર સતત દેખરેખ રાખે છે. આ સૂચકાંકો પ્રારંભિક સાંકેતો પૂરા પાડે છે, જે અંતિમ પરિણામ જાણી શકાય તે પહેલાં સુધારાત્મક પગલાં લેવાનું શક્ય બનાવે છે.
KPIs ની સૌથી મોટી તાકાત એ છે કે તેઓ 'પ્રારંભિક ચેતવણી પ્રણાલી' તરીકે કાર્ય કરે છે. જો ગ્રાહક ફરિયાદો વધે અથવા વેચાણ રૂપાંતરણ ઘટે, તો મેનેજમેન્ટ કારણોની તપાસ કરી શકે છે અને તાત્કાલિક સુધારાઓ અમલમાં મૂકી શકે છે. આ સૂચકાંકો વિના, વ્યવસાય તેના વાર્ષિક આવક લક્ષ્ય KGI ચૂકી ગયા પછી જ સમસ્યા શોધી શકશે.
KPI અને KGI ના અસરકારક ઉપયોગનું ઉત્તમ ઉદાહરણ એશિયન પેઇન્ટ્સ છે, જે તેની સપ્લાય ચેઇન અને માંગ આગાહી ક્ષમતાઓ માટે વૈશ્વિક સ્તરે પ્રશંસા પામેલી કંપની છે. તેના વ્યૂહાત્મક ધ્યેયો (KGI) માંનો એક બજાર નેતૃત્વ જાળવીરાખીને વાર્ષિક વેચાણ અને નફાકારકતામાં વધારો કરવાનો છે. આ હાંસલ કરવા માટે, કંપની માંગ આગાહી ચોકસાઈ, ઇન્વેન્ટરી ટર્નઓવર, ડીલર સ્ટોક ઉપલબ્ધતા, ઓર્ડર પરિપૂર્ણતા દર, ઉત્પાદન ડાઉનટાઇમ અને ડિલિવરી સમયરેખા જેવા ઓપરેશનલ KPI પર નજીકથી નજર રાખે છે. આ સૂચકાંકોને સતત ટ્રેક કરીને, એશિયન પેઇન્ટ્સ ખાતરી કરે છે કે ડીલરોને ગ્રાહકોને જરૂર હોય ત્યારે યોગ્ય ઉત્પાદનો ઉપલબ્ધ હોય, ખાસ કરીને તહેવારો અને બાંધકામની સીઝન દરમિયાન. આ ઓપરેશનલ શ્રોષ્ઠતા સ્ટોકની અછત ઘટાડે છે, ગ્રાહક સંતોષમાં સુધારો કરે છે અને અંતે ઉચ્ચ વેચાણ અને નફાકારકતા તરફ્ દોરી જાય છે. સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, જ્યારે એશિયન પેઇન્ટ્સ ખાતરી કરે છે કે યોગ્ય સમયે યોગ્ય ડીલર પાસે પેઇન્ટનો યોગ્ય શેડ ઉપલબ્ધ છે, ત્યારે તે KPIનું સંચાલન કરી રહ્યું છે. જ્યારે આ ઓપરેશનલ શ્રોષ્ઠતા ઉચ્ચ વેચાણ, વધુ બજાર હિસ્સો અને સુધારેલ નફાકારકતામાં પરિણમે છે, ત્યારે તે તેના KGI પ્રાપ્ત કરેછે.
એક સામાન્ય ભૂલ જે દરેક કંપની કરે છે કે ફ્ક્ત KPI અથવા KGI પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું. ફ્ક્ત KGI માપવા એ સમગ્ર વર્ષ દરમિયાન હાજરી, સોંપણીઓ અથવા તૈયારીનું નિરીક્ષણ કર્યા વિના અંતિમ પરીક્ષાનું પરિણામ તપાસવા જેવું છે. ફ્ક્ત KPI માપવા એ પણ એટલું જ જોખમી છે કારણ કે ઉત્તમ કાર્યકારી પ્રદર્શન હંમેશા વ્યવસાયિક સફ્ળતામાં પરિણમતું નથી સિવાય કે તે સૂચકો વ્યૂહાત્મક લક્ષ્યો સાથે સંરેખિત હોય.
તેથી, સૌથી સફ્ળ સંસ્થાઓ બંનેને એકીકૃત કરે છે. નેતૃત્વ વ્યૂહરચના સાથે જોડાયેલા કેટલાક અર્થપૂર્ણ KGIsને વ્યાખ્યાયિત કરે છે, જ્યારે દરેક વિભાગ KPIs વિકસાવે છે જે તે લક્ષ્યોને સીધી રીતે પ્રભાવિત કરે છે. સાથે મળીને, તેઓ એક સંતુલિત પ્રદર્શન વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી બનાવે છે જે જવાબદારી ચલાવે છે, સમયસર નિર્ણયોને લેવામાં સુગમતા કરી આપે છે અને લાંબા ગાળાનાવિકાસને ટકાવી રાખે છે.
