એક મેનેજર કર્મચારીને કહે છે, *આ રિપોર્ટ સાંજે 5 વાગ્યા સુધીમાં તૈયાર કરો.* કર્મચારી તેને તૈયાર કરે છે, તેને સબમિટ કરે છે અને આગળના કાર્ય શરુ કરે છે. પરંતુ જો કર્મચારીને ખબર ન હોય કે 'રીપોર્ટ શા માટે જરૂરી છે, તેનો ઉપયોગ કોણ કરશે, તેના પર કયો નિર્ણય નિર્ભર છે, અથવા જો તે ભૂલભરેલો અથવા વિલંબિત હોય તો શું થાય?' તો શું આપણે ખરેખર આ રિપોર્ટ પ્રત્યે તેના સંપૂર્ણ ધ્યાન અને પ્રયત્નની અપેક્ષા રાખી શકીએ? કદાચ નહીં.
મેનેજમેન્ટના સૌથી વધુ અવગણવામાં આવતા સિદ્ધાંતોમાંનો એકઃ 'લોકો જ્યારે તેમના કામ પાછળના હેતુને સમજે છે ત્યારે વધુ સારું પ્રદર્શન કરે છે.' એક કર્મચારી જે માત્ર કાર્ય પૂર્ણ કરે છે અને કાર્યની માલિકી કે જવાબદારી લે છે તે વચ્ચેનો તફાવત *શા માટે* સમજવામાં રહેલો છે.
દરેક સંસ્થામાં નિયમિત રીતે સેંકડો પ્રવૃત્તિ થતી હોય છે. કર્મચારીઓ ફોર્મ ભરે છે, દસ્તાવેજો તપાસે છે, ઉત્પાદનોનું નિરીક્ષણ કરે છે, ડેટા દાખલ કરે છે, કૉલ્સ કરે છે, નિવેદનો તૈયાર કરે છે અને પ્રક્રિયાઓને અનુસરે છે. જો આ પ્રવૃત્તિઓ માત્ર સૂચનાઓ પાલન તરીકે રજૂ કરવામાં આવે, તો કર્મચારીઓ તેને શક્ય તેટલી ઝડપથી પૂર્ણ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે છે. પરંતુ જ્યારે મેનેજમેન્ટ તેમના મહત્વને સમજાવે છે, ત્યારે તે જ પ્રવૃત્તિઓ અર્થ પ્રાપ્ત કરે છે અને કર્મચારીઓના પ્રયાસો તેને સંલગ્ન દિશામાં થાય છે.
ગુણવત્તા-નિયંત્રણ કર્મચારીને ઉત્પાદનોના બેચનું નિરીક્ષણ કરવા માટે કહેવામાં આવે છે તે ધ્યાનમાં લો. જો સૂચના સરળ છે, *આ 100 ઉત્પાદનોને તપાસો,* કર્મચારી તેને પુનરાવર્તિત કાર્ય તરીકે જુએ છે. પરંતુ ધારો કે મેનેજર સમજાવે છે 'આ ઉત્પાદન ગ્રાહક સુધી પહોંચે તે પહેલાં તમારું નિરીક્ષણ એ છેલ્લું રક્ષણ છે. જો કોઈ ખામીયુક્ત ભાગ ગ્રાહકની એસેમ્બલી લાઇન સુધી પહોંચે, તો તે તેમનું ઉત્પાદન બંધ કરી શકે છે અને અમારા સંબંધોને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.' આ સમજણ એકાએક, કર્મચારી માત્ર 100 ઉત્પાદિત વસ્તુઓ તપાસી રહ્યો નથી. તે ગ્રાહક અને કંપનીની પ્રતિષ્ઠાનું રક્ષણ કરી રહ્યો છે.
નાના કાર્યને મોટા ચિત્ર એટલેકે વ્યાપક પરિપ્રેક્ષ્ય સાથે જોડોઃ
કર્મચારીઓએ ઘટનાઓની શ્રોણીને સમજવી જોઈએઃ મારું કામ ? ટીમનું પ્રદર્શન ? કંપનીની સફ્ળતા ? ગ્રાહકનો અનુભવ. વિક્રેતાની ચૂકવણી પર પ્રક્રિયા કરતા એકાઉન્ટ્સ કર્મચારીનું ઉદાહરણ જોઈએ. તે ફ્ક્ત બિલની ખતવણી કરવા અને ચુકવણીની પ્રક્રિયા કરવાને તેની જવાબદારી ગણી શકે છે. પરંતુ જો તે સમજે છે કે સમયસર અને સચોટ ચુકવણી સપ્લાયર સંબંધોને મજબૂત બનાવે છે, ઉત્પાદનમાં અવરોધો અટકાવે છે અને કંપનીને તેની વિશ્વસનીયતા જાળવવામાં મદદ કરે છે, તો તેનો અભિગમ બદલાય છે. તેવી જ રીતે ડિલિવરી કર્મચારી માત્ર પેકેજનું પરિવહન કરતું નથી. તે તેના ગ્રાહકને કંપનીનું વચન પૂરું કરી રહ્યો છે. જ્યારે કર્મચારીઓ તેના પરિણામ જુએ છે ત્યારે કાર્ય વધુ અર્થપૂર્ણ બને છે.
કાર્ય યોગ્ય રીતે ન થાય તો શું થાય છે તે સમજાવોઃ
જ્યારે કર્મચારીઓ તેના પરિણામોને સમજે છે ત્યારે કાર્યનું મહત્વ વધુ સ્પષ્ટ બને છે. નિવારક જાળવણીનું સંચાલન કરતા મેન્ટેનન્સ ટેકનિશિયન ફ્ક્ત ચેકલિસ્ટને અનુસરતા નથી. તે અણધાર્યા ભંગાણને અટકાવી શકે છે જે સમગ્ર ઉત્પાદન લાઇનને બંધ કરી શકે છે.
હેતુની સમજ વધુ સારા નિર્ણયોને પ્રોત્સાહિત કરે છેઃ
એક કર્મચારી કે જે માત્ર પ્રક્રિયા જાણે છે તે જ્યારે અસામાન્ય પરિસ્થિતિ ઊભી થાય ત્યારે સંઘર્ષ કરી શકે છે. પરંતુ જે કર્મચારી ઉદ્દેશ્યને સમજે છે તે ઘણી વખત નિયમપુસ્તક દ્વારા પરિસ્થિતિને આવરી લેવામાં આવતી ન હોય ત્યારે પણ સમજદાર નિર્ણય લઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો ગ્રાહક સેવા એક્ઝિક્યુટિવ જાણે છે કે અંતિમ ઉદ્દેશ્ય ગ્રાહકની સમસ્યાનું નિરાકરણ અને સંબંધોને જાળવવાનો છે, માત્ર '24 કલાકની અંદર ફરિયાદ બંધ' નું નિરાકરણ કરવાને બદલે, તેને અર્થપૂર્ણ ઉકેલ શોધવાની શક્યતા વધશે.
માલિકીપણાની ભાવનાનું નિર્માણ
જ્યારે કર્મચારીઓ સમજે છે કેતેમનું કાર્ય શા માટે મહત્વનું છે, ત્યારે તેઓ પ્રશ્નો પૂછે છે, સમસ્યાઓ ઓળખે છે અને સુધારાઓ સૂચવે છે. એક કર્મચારી કહી શકે છે, 'જો ઉદ્દેશ્ય ગ્રાહકનો રાહ જોવાનો સમય ઘટાડવાનો છે, તો અમે આ માહિતી શા માટે બે વાર એકત્રિત કરી રહ્યા છીએ?' તે પ્રશ્ન બિનજરૂરી પ્રક્રિયાને છતી કરી શકે છે, તેથી શિસ્તમાં ઘટાડો થતો નથી. તે વાસ્તવમાં 'સમજદારીભરી સહભાગિતા બનાવીને શિસ્તમાં સુધારો થાય છે'.
જ્યારે પણ કોઈ મહત્વપૂર્ણ કાર્ય સોંપવામાં આવે ત્યારે મેનેજમેન્ટે ત્રણ બાબતો સમજાવવાની ટેવ વિકસાવવી જોઈએઃ
1. શું કરવું પડશે? 2. તે શા માટે કરવું પડે છે? 3. તેને સારી રીતે કરવાથી શું ફરક પડે છે?
પ્રથમ સ્પષ્ટતા બનાવે છે. બીજું સમજણ બનાવે છે. ત્રીજું માલિકીનું સર્જન કરે છે.
કર્મચારીઓને સંસ્થાના દરેક વ્યૂહાત્મક રહસ્યો જાણવાની જરૂર નથી. પરંતુ તેમને તેમના યોગદાનનું મહત્વ સમજવા માટે પૂરતું જાણવું જોઈએ. મેનેજમેન્ટનો અંતિમ ઉદ્દેશ માત્ર કર્મચારીઓને વ્યસ્ત બનાવવાનો નથી. તે તેમના કાર્યને અર્થપૂર્ણ બનાવવાનું છે.
